Macpatric är partner och återförsäljare av Google G Suit. Vill ni ha månadsfaktura till ditt företag i stället för kontokortsköp på eget kort så kontakta oss. Vi använder själva google för hantering mail och kalender samt använder även Google Filestream för dokumentlagring.
Google ger nedan några råd hur man hantera sin e-post för att öka både sin effektivitet och minska stress i arbetet.
1 Minska notifieringarna för mejl. Du kan exempelvis välja att bara få notifieringar på mobilen för mejl från din chef.
2 Svara på alla mejl inom 24 timmar. Även om du inte kan svara i detalj på alla mejl inom 24 timmar så kan svara att du återkommer senare för att slippa få ytterligare påstötningar om mejlet.
3 Stäng ner mejlen helt. Mejl är verkligen en distraktion så välj att stänga ner mejlen helt under en till två perioder per dag för att kunna jobba helt ostört.
4 Klicka max två gånger på ett mejl. När du läser ett mejl första gången så tagga det med exempelvis ”Måste svara” för att veta vad du ska göra med mejlet. Nästa gång svarar du på mejlet.
5 Sortera, läsa och svara på mejl bör vara separata aktiviteter. De flesta hoppar mellan att läsa, sortera och svara på mejl. Genom att hoppa mellan dessa aktiviteter förlorar du mycket energi. Istället sorterar du mejl vid ett tillfälle, läser vid ett annat och svarar vid ett tredje.
6 Spara mejl som behöver åtgärdas – annars arkivera eller radera. Om du sparar mejl i inboxen som inte behöver ageras på lurar du hjärnan att du har för mycket att göra.
7 Skapa filter för nyhetsbrev. Genom att skapa filter för nyhetsbrev sorteras de i mappar och kan läsas vid ett senare tillfälle.
8 Blanda inte lästa och olästa mejl i inboxen. Olästa mejl bör ligga i en separat mapp från lästa mejl. Utnyttja taggar för att sortera mejlen efter åtgärder.
Läs mer: https://www.blog.google/products/gmail/master-your-email/
